Als voorbereiding op de audit moet elke club een auditdossier samenstellen. Uitgangspunten zijn de evaluatiecriteria die bij een specifiek profiel horen.
Bekijk de tabel met criteria >
Digitaal logboek
Een digitaal logboek ordent alle stavingstukken volgens de desbetreffende criteria. Dit logboek is geïntegreerd in het nieuwe softwarepakket dat de club kan downloaden.
Verwijzen naar stavingstukken
Het ingevulde logboek op zich is geen stavingstuk! Het verwijst wel naar de effectieve stavingstukken zoals beleidsdocumenten, een opleidingsplan, diploma's van trainers en flowcharts of de beschrijving van vaste procedures. Zo kunnen de auditoren deze informatie gemakkelijk kunnen terugvinden.
Opnemen in dossier
Dit betekent dus dat de stavingstukken ook effectief in het auditdossier moeten zitten. Zaken die niet op een website staan kunnen zowel op papier als digitaal aangeleverd worden (bv. cd-Rom of USB-stick).
Uiteraard worden deze documenten met de nodige discretie en enkel in het kader van dit project behandeld.
Trainersbestand en sportief cv
Voor de evaluatie van de sportieve staf moet ten slotte voor iedere persoon een apart trainersbestand (digitaal) en sportief cv (ondertekend document) aangemaakt worden. Hiervoor is een specifieke trainersmodule in het softwarepakket ontwikkeld die de club ook kan downloaden.
Samengevat
Het auditdossier bestaat dus uit:
- digitaal logboek (clubmodule) – moet volledig ingevuld worden in de clubmodule van het softwarepakket;
- digitale trainersfiles (trainersmodule) – voor alle leden van de sportieve staf wordt een trainersfile (dfpt-file) gemaakt via de trainersmodule van het softwarepakket;
- sportieve cv’s – alle trainersfiles moeten uitgeprint en ondertekend worden door de personen in kwestie. Ze worden in hardcopy toegevoegd aan de stavingstukken;
- effectieve stavingstukken – clubdocumenten (digitaal en/of papieren versie) waarnaar verwezen wordt in het logboek.